Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Работа со списком ресурсов в MS Project
Определившись с потребностями в ресурсах, Вам необходимо добавить их в план проекта.
Список ресурсов включает в себя:
- Имя ресурса.
- Ежедневный объем времени, в течение которого ресурс может быть задействован в выполнении задач.
Некоторые задачи требуют, что бы их выполнение проводилось более чем одним ресурсом. Для большего удобства при назначении ресурсов на такие задачи можно создавать группы ресурсов. Объединение ресурсов также делает более удобным составление отчетов. Группа ресурсов может представлять собой любую комбинацию отдельных ресурсов. Обычно используется для классификации ресурсов в целях контроля и отчетности.
В системе управления проектами MS Project Professional 2013 используются следующие типы ресурсов:
- Материальные. Данные тип используется для описание материалов или бригад участвующих в проекте.
- Трудовые. Данный тип ресурсов используется для описания сотрудников компании или оборудования.
- Затраты. Данный тип ресурса может быть использован для описания подрядных организаций участвующих в проекте
Чтобы создать список ресурсов:
- В поле «Название ресурса» введите имя ресурса.
- Если Вы хотите включить ресурс в группу, укажите имя группы в поле «Группа». Если Вы хотите добавить несколько ресурсов в одну и ту же группу, укажите одно и то же имя группы для нескольких ресурсов.
- Если необходимо, укажите число доступных единиц ресурса в поле «Макс. Единиц».
- Для материальных ресурсов вводится размерность в поле «Единицы измерения материалов».
- Укажите календарь для трудовых ресурсов проекта. Для трудового ресурса Вы можете использовать только один календарь.
Подробное описание ресурсов в MS Project
Для более подробного описания ресурсов Вам необходимо:
- Перейти на представление «Лист ресурсов» и зайти на окно «Ресурс».
- Станьте на интересующий Вас ресурс и нажмите кнопку «Сведения » или два раза кликните мышкой. После чего откроется окно «Сведения о ресурсе».
- В поле «Адрес эл. почты» вводится электронная почта ресурса, по которой возможно связаться с ресурсом.
- В поле «Учетная запись Windows» вводится логин пользователя и имя домена, в котором состоит пользователь, для синхронизации данного пользователя с корпоративным пулом ресурсов компании.
- В поле «Тип резервирования» устанавливается тип резервирования для ресурса: выделенный или предложенный. Если установлен тип резервирования «выделенный», после публикации назначения на сервере, ресурсам будет разослан список задач, на которые он назначен в данном проекте. Если установлен тип резервирования «предложенный» рассылка не будет осуществляться.
- В поля «Код:» указывается код ресурса по внутренней корпоративной классификации.
- Для установки типа ресурса как роль, установите пункт «Универсальный», после чего возле ресурса в списке ресурсов выводится значок "нескольких лиц".
- Нажав на кнопку «Изменить рабочее время… » Вы можете изменить календарь работы ресурса. Подробнее о создании календарей описано в материале «Календарь проекта »
- Для настройки заметок перейдите на закладку «Заметки». Описание работы с заметками приведено в материале «Описание задач проекта ».
Назначение затрат на ресурс в MS Project
Для назначения затрат на ресурс:
- Перейдите в представление «Лист ресурсов».
- Выберите ресурс, которому Вы хотите назначить тариф или величину единовременного платежа.
- Введите информацию в поля «Стандартная ставка», «Ставка сверхурочных» и «Затраты на использование».
Таблица норм затрат
- это набор ставок или цен ресурса, а также размеров единовременных платежей за использование ресурса. Таблицы норм затрат ресурса можно использовать для того, чтобы описывать изменения ставок и единовременных платежей по ходу выполнения проекта. Например, с использованием таблиц норм затрат можно описать постепенное увеличение заработной платы сотрудников по мере завершения проекта. Всего можете описать до 25 изменений ставок и единовременных платежей за использование ресурса с указанием времени проведения изменения. MS Project будет применять новые ставки при достижении срока очередного изменения.
Вы можете использовать до пяти таблиц норм затрат для одного ресурса. Практическое значение этой возможности в том, что таким образом Вы можете использовать разные способы оплаты труда для разных типов работ. Таблицы норм затрат связываются с назначениями.
За исключением единовременных затрат за использование ресурсов, которые приходится нести в начале выполнения задачи, MS Project использует равномерное накопление затрат пропорционально выполненной работе. Однако Вы также можете использовать оплату в начале или в конце выполнения задачи.
Типы затрат для различных типов ресурсов:
- Трудовые:"Стандартная ставка", "Сверхурочная ставка", "Затраты на использование"
- Материальные: "Стандартная ставка", "Затраты на использование"
- Затратные: Затраты назначенные на выполнение конкретных задач проекта
Чтобы создать таблицу норм затрат:
- Перейдите в представление «Лист ресурсов» и на страницу «Ресурс».
- Выберите ресурс, для которого надо создать таблицу затрат.
- На панели инструментов нажмите на кнопку «Сведения о ресурсе ».
- В окне «Сведения о ресурсе» перейдите на закладку «Затраты».
Выберите таблицу при помощи закладок A-E, поэтому вы можете назначить не более пяти типа ставок затрат. Таблица A является таблицей по умолчанию. Если Вы не укажете специально, какую таблицу норм затрат использовать для конкретной задачи, MS Project будет использовать таблицу A.
5. В полях «Стандартная ставка», «Ставка сверхурочных» и «Затраты на использование» укажите соответствующие значения. В поле «Дата действия» Вы должны указать дату, с которой изменения вступают в силу.
6. В поле «Начисление затрат» выберите способ выплат:
- Для выплаты всей суммы при начале работы укажите «В начале».
- Для постепенной выплаты укажите «Пропорциональное».
- Для выплаты всей суммы в конце работы укажите «По окончании».
7. Нажмите на кнопку «OK ».
^Лекция: Ресурсы и назначения
5.1. Создание списка ресурсов
Ресурс – это трудовая, материальная, финансовая, техническая или иная единица, которая используется для выполнения задач проекта. В Microsoft Project ресурсы могут быть трех видов.
Трудовые – это работники или коллективы, выполняющие запланированные в рамках проекта работы.
Материальные –материалы, которые потребляются при выполнении работ проекта.
Затратные – различные виды денежных расходов сопряженных с работами проекта, которые напрямую не зависят от объема, длительности работ и потребляемых ими трудовых или материальных ресурсов. Например, стоимость железнодорожных или авиационных билетов, командировочные расходы и т.п.
График доступности. Задает периоды времени, когда ресурс может быть задействован для выполнения работ проекта. Этот график может учитывать отпуска, командировки, занятость ресурса в других проектах и т.п.
Индивидуальный календарь рабочего времени. Задает график рабочего времени ресурса.
Стоимость. Она складывается из двух составляющих: повременной оплаты (стандартная и сверхурочная ставки), которая начисляется пропорционально длительности работы ресурса в проекте, и стоимости использования, которая является разовой фиксированной суммой, не зависящей от времени работы;
Максимальное количество единиц доступности. Устанавливает максимальный процент рабочего времени, которое ресурс может ежедневно выделять для выполнения работ данного проекта. Например, 50% – половина рабочего времени установленного в день по календарю. Данная величина не препятствует планированию большего процента участия ресурса в проекте, но используется для контроля его перегруженности. Так для ресурса с 50% максимальной доступности можно запланировать все 100% использования, но при этом он будет считаться перегруженным на 50%.
Стандартная ставка. Задает стоимость единицы материала. Общая стоимость материала вычисляется как произведение потребленного количества на значение стандартной ставки.
Стоимость использования. Фиксированная сумма, которая не зависит от количества потребляемых материалов. Например, стоимость доставки.
Ввод перечня ресурсов заключается в последовательном заполнении строк таблицы их названиями и выбором типа ресурса в колонке Тип. Для редактирования остальных параметров ресурса используется окно его свойств.
Рис. 5.1. Лист ресурсов проекта
^
5.2. Окно свойств ресурса
Окно свойств ресурса открывается двойным щелчком мыши по соответствующей строке таблицы ресурсов и содержит вкладки Общие, Затраты, Заметки, Настраиваемые поля. Вкладка Общие изображена на рис. 5.2. Здесь вводятся название, краткое название ресурса, его тип, график доступности, максимальное количество единиц доступности и индивидуальный календарь рабочего времени.
Рис. 5.2. Вкладка Общие окна свойств ресурса
График доступности задается только для трудовых ресурсов и вводится в таблицу, состоящую из трех столбцов:
Доступен с – начальная дата периода доступности ресурса (значение НД означает неограниченный начальный срок);
Доступен по – конечная дата периода доступности (НД означает неограниченный конечный срок);
Единицы – максимально возможный процент рабочего времени от установленного по индивидуальному календарю, который ресурс может потратить ежедневно на выполнение работ проекта. При использовании ресурса свыше заданного процента он будет считаться перегруженным на величину превышения.
Тип резервирования принимает одно из двух значений:
выделенный – ресурс принимает участие в проекте;
предложенный – ресурс может принять участие в проекте, но окончательное решение еще не принято.
Вкладка Затраты предназначена для ввода стоимости как трудовых, так и материальных ресурсов. Она изображена на рис. 5.3.
Рис. 5.3. Вкладка Затраты окна свойств ресурса
Поскольку стоимость может изменяться в зависимости от каких-либо условий, система позволяет описать до пяти стоимостных схем и применять их для различных задач. Схемы соответствуют вкладки от A до E. Схема A используется по умолчанию. Например, при работе в офисе заработная плата сотрудника начисляется по схеме A, во время командировки на предприятие заказчика – по схеме B, а во время командировки за границу Российской Федерации – по схеме C.
Стоимость задается в таблице, состоящей из четырех столбцов.
Дата действия. Дата, с которой начинает действовать указанная в строке стоимость. Прочерк означает начальное значение стоимости.
Стандартная ставка. Для трудовых ресурсов задает ставку оплаты труда пропорционально отработанному времени. Интервал времени, для которого указана ставка обозначается сокращениями м (минута), ч (час), д (день), мес (месяц). Для материальных ресурсов эта ставка задает стоимость за использование единицы соответствующего материала.
Ставка сверхурочных. Имеет смысл и доступна только для трудовых ресурсов. Задает порядок начисления оплаты труда пропор-ционально дополнительно отработанному времени, выходящему за пределы установленного графика рабочего времени.
Затраты на использование. Могут указываться для трудовых и материальных ресурсов. Задают суммы, начисляемые при каждом использовании ресурса вне зависимости от объема выполненных трудозатрат. Например, стоимость использования компьютера не зависит от времени его работы и определяется разовыми затратами на его приобретение и установку программ.
Поле Начисление затрат определяет порядок распределения всей стоимости ресурса во времени реализации проекта. Этот параметр влияет на график финансирования проекта. Возможны три варианта начисления.
В начале. Вне зависимости от продолжительности работы ресурса вся стоимость его эксплуатации должна быть профинансирована к началу эксплуатации;
Пропорционально. К началу эксплуатации ресурса финансируются только затраты, указанные в графе Затраты на использование, а остальные распределяются во времени пропорционально его использованию;
По окончании. Затраты на использование финансируются в начале эксплуатации, а остальные – по завершении эксплуатации ресурса.
Рис. 5.4. Вкладка Заметки окна свойств ресурса
На вкладке Настраиваемые поля отображаются значения определенных в проекте настраиваемых полей ресурсов. Подробно работа с такими полями будет рассмотрена в лекции 6.
Диаграмма использования ресурсов
Диаграмма Resource Usage (Использование ресурсов) предназначена для анализа нагрузки ресурсов в проектных работах. Диаграмма позволяет оценить общую нагрузку ресурса за любой период времени и проанализировать, из участия в каких задачах она складывается.
Рис. 8.9. Диаграмма использования ресурсов
В таблице, располагающейся слева от диаграммы (рис. 8.9, файл 2.mрр), приведен список ресурсов, и под каждым из ресурсов приведен список задач, использующих этот ресурс. На диаграмме расположены ряды данных, в которых отображаются данные как о суммарной работе ресурса, так и о работе в рамках выполнения отдельных задач.
MS Project: Форматирование диаграммы использования ресурсов и редактирование данных на ней
Форматирование диаграммы использования ресурсов и редактирование данных на ней
При форматировании диаграммы использования ресурсов применяются те же приемы, что и при форматировании диаграммы использования задач. Существующие отличия в возможностях форматирования касаются только некоторых деталей. В диалоговом окне настройки отображаемых на диаграмме данных (вызываемом командой меню Format > Detail Styles (Формат > Стили подробных данных)) используется псевдополе All Resource Rows (Все строки ресурсов), с помощью которого можно определять формат строк, содержащих сводные данные о ресурсе.
В диалоговом окне форматирования текстовых стилей Format > Text Styles (Формат > Стили текста) стиль Assignment Row (Строка назначения) соответствует строкам с названиями задач (а не названиям ресурсов, как на диаграмме использования задач).
Редактирование данных на диаграмме использования ресурсов осуществляется так же, как и на диаграмме использования задач. Для изменения информации нужно выделить соответствующую ячейку и ввести данные, после чего все связанные данные автоматически обновятся.
Использование фильтрации, группировки и сортировки данных на диаграммах
При работе с диаграммами можно применять фильтрацию, группировку и сортировку данных, как и при работе с таблицами (см. главу Сортировка,
группировка и фильтрация данных в таблицах). В отличие от таблиц,
состоящих из строк и столбцов, диаграммы имеют разную структуру, поэтому к разным диаграммам приемы отбора и организации данных могут применяться по-разному, а к некоторым не применяются совсем.
Все приемы группировки, сортировки и фильтрации данных, описанные в главе
Сортировка, группировка и фильтрация данных в таблицах), полностью
могут применяться и к диаграммам, которые всегда отображаются вместе с таблицей (диаграммы использования задач и ресурсов, диаграмма Ганга и ее виды). В таком случае фильтрация, группировка и сортировка применяются к данным в таблице, и в соответствии с ней перестраивается диаграмма. Например, на рис. 8.10 (файл 2_1.mрр) к диаграмме использования ресурсов применена фильтрация, чтобы отобрать только перегруженные ресурсы (Overaltocated resources (Превышение доступности ресурсов)). После применения фильтра в таблице отображаются только эти ресурсы, и на диаграмме отображаются соответствующие им данные.
Аналогичный пример представлен на рис. 8.11 (файл 2_2.mрр). К данным, размещенным на диаграмме Ганта, была применена группировка задач по длительности. В сопровождающей диаграмму таблице задачи разделились на группы, и сама диаграмма соответственно перестроилась.
Структурная фильтрация (см. раздел «Структурная фильтрация» ) может
быть применена ко всем диаграммам, отображающимся как вместе с таблицами, так и без них. При этом одна ее возможность специально предназначена для фильтрации данных в диаграммах использования задач и ресурсов. С помощью команды меню Project t Outline > Show Assignments (Проект > Структура >
Показать назначения) можно отобразить все выделенные на задачу ресурсы или все задачи, связанные с ресурсом (ресурс или задача должны быть выделены курсором). И наоборот, с помощью команды Project > Outline > Hide Assignments (Проект > Структура > Скрыть назначения) можно скрыть отображенные на диаграмме данные, связанные с выбранным ресурсом или задачей.
MS Project: Использование фильтрации, группировки и сортировки данных на диаграммах
Рис. 8.10. На диаграмме отображаются только перегруженные ресурсы
MS Project: Использование фильтрации, группировки и сортировки данных на диаграммах
Рис. 8.11. Такой вид принимает план на диаграмме Ганта после группировки задач проекта по длительности
Диаграммы, отображаемые без таблиц, представляют собой особые случаи, которые необходимо рассмотреть отдельно.
Фильтрация данных на диаграммах без таблиц
Фильтрация может быть применена на всех диаграммах в одном из двух режимов: собственно фильтрации или выделения. В режиме фильтрации на диаграмме будут отображаться только данные, соответствующие условиям фильтра (аналогично примеру на рис. 8.10). В режиме выделения на диаграмме отображаются все данные, а соответствующие условиям фильтра подсвечиваются (см. раздел «Фильтры» урока 4). Например, на рис. 8.12 (файл 2_3.mpp) на календаре выделены задачи стоимостью больше $200, для чего мы применили стандартный фильтр Cost Greater Then (Затраты превышают).
MS Project: Использование фильтрации, группировки и сортировки данных на диаграммах
Рис. 8.12. Фильтрация календаря в режиме выделения: подсвечены задачи стоимостью более $200
Фильтрация в режиме выделения не работает на ресурсном графике и схеме данных.
Сортировка данных на диаграммах без таблиц
Сортировка, то есть упорядочивание данных в соответствии со значениями их свойств, может быть применена на всех диаграммах, кроме сетевого графика.
На календаре порядок сортировки (при соответствующих настройках) определяет порядок размещения задач: задачи с большим значением в поле, по которому осуществляется сортировка, размещаются выше других. В ресурсном графике порядок сортировки определяет очередность отображения информации о ресур-рах, а на схеме данных - информации о задачах.
MS Project: Использование фильтрации, группировки и сортировки данных на диаграммах
Группировка данных на диаграммах без таблиц
Группировать данные можно только на сетевом графике. При большом числе задач группировку удобно осуществлять, включив режим Hide fields (Скрыть поля) в контекстном меню графика. В таком случае большинство задач умещается на одном экране.
Рис. 8.13. Сетевая диаграмма с включенным режимом группировки по стоимости задачи
Например, на рис. 8.13 (файл З.mpp) задачи сгруппированы по затратам с интервалом в $100 (о сортировке с интервалом см. раздел «Настройка
параметров группировки» ). Для группировки использована ранее созданная
группа Cost (Затраты), а для того чтобы на экране помещалось больше блоков, у них скрыты поля. В верхнем блоке расположены задачи стоимостью от 0 до $100, в следующем - от $100 до $200 и т. д. Кстати, группировка данных на сетевом графике - новая возможность, появившаяся именно в MS Project 2002.
MS Project: Использование фильтрации, группировки и сортировки данных на диаграммах
5.1. Общие понятия
Под ресурсами в проекте понимают рабочую силу, технику (Компьютеры, и другое оборудование), материалы и деньги. Это разновидные товары, необходимые для исполнения работ, что есть обязательным условием исполнения какого-либо проекта.
Очень важным является составление и оценка потребностей в ресурсах, сроков их получения и обеспечения полного и эффективного использования. Необходимо, прежде всего, решить проблему исполнения работ по проекту с необходимым уровнем качества, используя минимально возможное время, ресурсы и деньги.
5.2. Виды ресурсов, допустимых для планирования в MS Project
После того как определен состав задач проекта, нужно определить, кто эти задачи будет исполнять и какое оборудование будет использоваться . Для этого нужно ввести в план проекта список ресурсов и информацию о них, а затем распределить эти ресурсы между задачами.
Как же добавлять ресурсы в проект, планировать и определять степень их возможного участия в проекте?
Планирование ресурсов начинается с определения состава ресурсов, то есть составления списка людей и оборудования, необходимого для выполнения проектных работ. Работа со списком ресурсов осуществляется в представлении Resource Sheet (Лист ресурсов), и наиболее удобной для ввода данных является таблица Entry (Ввод).
Например:
Для добавления нового ресурса в список нужно установить курсор в поле Resource Name (Название ресурса) и ввести его название. Затем в поле Туре (Тип) нужно выбрать один из двух пунктов раскрывающегося списка: Work (Трудовой) или Material (Материальный). Первый вариант нужно выбрать, если ресурс -- сотрудник, а второй -- если оборудование. До тех пор пока не установлено значение этого поля, другие поля таблицы редактировать не удастся, а после того как значение выбрано, многие поля заполняются стандартными значениями. В моем случае это будет трудовой ресурс.
Чтобы определить равномерность загрузки ресурсов, нужно открыть представление Resource Sheet (Лист ресурсов). В нем все ресурсы, загрузка которых превышает их доступность, выделены красным цветом, а в колонке Indicators (Индикаторы) рядом с их названиями отображается специальный значок.
Обычно, необходимые проекту ресурсы известны заранее, только если в организации накоплен большой опыт выполнения аналогичных проектов. Если же такого опыта нет, то определить ресурсы можно в процессе создания назначений.
После того как назначения определены и на каждую задачу назначены исполнители и выделены материалы, перейдя в представление Resource Sheet (Лист ресурсов), мы видим список всех требуемых проекту сотрудников.
5.3. Использование MS Project для выравнивания загрузки ресурсов
Превышение доступности ресурса заключается в том , что для выполнения назначенной работы ресурсу требуется больше времени, чем у него есть. Существует несколько причин, способных привести к этому. Самой распространенной среди них является назначение ресурса на задачи, исполнение которых полностью или частично осуществляется одновременно. Другим вариантом может быть увеличение объема работ задачи, приведшее к превышению допустимого уровня загрузки ресурса. Наконец, назначение ресурса из-за изменений в плане может приходиться на дни, когда ресурс недоступен.
Выровнять загрузку ресурсов можно несколькими способами. Во-первых, уменьшив объем работы перегруженных ресурсов, сократив некоторые задачи или назначив других сотрудников на их выполнение. Во-вторых, избавившись от пересечения задач, вставив в расписание перерывы в задачах или назначениях либо изменив даты их начала и окончания. Наконец, учтя работу, выполняемую ресурсом сверх нормы, как сверхурочную.
Для выравнивания загрузки ресурсов в Microsoft Project можно воспользоваться автоматизированными средствами, а можно перераспределить загрузку вручную. Как правило, используются оба способа, поскольку команда автоматизированного выравнивания использует только второй из перечисленных методов выравнивания и поэтому обычно не может выровнять загрузку всех ресурсов.
5.4. Обоснование, назначение ресурсов задач из WBS;
WBS декомпозируется до уровня, необходимого для планирования и контроля. В общем случае это будет детализация до уровня, по крайней мере, на один уровень ниже, требуемого для отчетности - позволяющего осуществлять эффективное планирование, контроль, и измерение выполнения отдельных работ с однозначно определяемыми ресурсами.
Хотя полное определение ресурсов будет возможно на стадии детального планирования, нужно в целом понимать, как это будет выполняться, и что данный уровень детализации WBS поддерживает необходимый объем работ.
Чтобы соответствующим образом подготовиться к планированию ресурсов в соответствии с WBS, необходимо рассмотреть следующие вопросы при определении уровня детализации WBS:
· Все ли работы запланированы с достаточной степенью детализации, необходимой для формирования и соблюдения обязательств?
· Существует ли возможность установления и контроля индивидуальных назначений ресурсов на работы со структурой отчетности, определенной данной WBS?
· Можно ли определить назначения на работы при постепенном расширении WBS? Будут ли они обоснованы как при разворачивании WBS сверху-вниз, так и при сборе данных снизу-вверх?
· Как обычно производится назначение ресурсов на работы и их контроль?
· Будут ли назначения ресурсов на работы согласованы с формальной системой расчета расписания?
· Как будут распределяться бюджеты?
· Можно ли будет связать бюджет с предполагаемым увеличением работы?
· Можно ли измерить увеличение объема работы на приемлемом уровне (т.е. соответствует ли уровень детализации WBS эффективному планированию и контролю)?
· Можно ли логически собрать данные по индивидуальным рабочим заданиям (т.е. можно ли работы, определенные в WBS, сгруппировать логически)?
· Вовлечено ли в проект более одной организации (в противном случае перед детальным планированием ресурсов необходимо утверждение WBS у других участников проекта)?
· Как будет определяться состояние работ в процессе выполнения проекта?
Как я уже обозначил в моем проекте (т.е. на стадии организации проекта) будут использованы лишь трудовые ресурсы. Т.е., сотрудники проекта - это прежде всего директор фирмы, который будет решать все наиболее важные для фирмы вопросы, начиная от идеи, (также в нашем случае и составления бизнес-плана), и заканчивая выбором помещения.
Конечно, степень участия директора предприятия в организационном процессе, может иметь разный процент. Поэтому, вопросы на более низшем уровне, либо помощь в решении главных вопросов, может лечь на плечи менеджера организации. В его обязанности может входить как выбор необходимых материалов и оборудования, так и подготовка в оформлении регистрационных документов. Менеджер может помочь в выборе помещения, а также в проработке маркетинговой концепции.
Пользуясь руководством дизайнера-проектанта, также участника данного процесса, можно быстро и качественно произвести необходимый ремонт помещения, подготовить рекламную кампанию фирмы, помочь в обучении сотрудников. .
В статье рассматривается методология планирования ресурсов в Microsoft Project.
Типы ресурсов в Microsoft Project и их соотношение с реальностью
После создания предварительного календарного плана необходимо переходить к ресурсному планированию, чтобы определить:
- Конкретных исполнителей задач;
- Ответственных за достижение результата;
- Длительность задачи с учетом возможной ограниченной доступности ресурсов.
- Потребность в материалах, оборудовании, деньгах в тот или иной период исполнения проекта;
- Календарный график с учетом ограничений (недостаточности) ресурсов.
Под ресурсами в Microsoft Project понимаются люди, машины, механизмы, оборудование, материалы, затраты/доходы и поддерживаются три типа ресурсов:
1. Трудовые ресурсы – это возобновляемые ресурсы компании, которые включают людей, машины и оборудование, необходимые для исполнения проекта. Через тип «трудовой» вы должны моделировать те ресурсы, по которым нужно учитывать их загрузку/перегрузку, достаточность или недостаточность, например, загрузку десяти рабочих. Так, если у вас доступно только десять рабочих, а в проекте нужно пятнадцать рабочих, Microsoft Project покажет, когда не хватает того или иного количества рабочих.
Трудовые ресурсы влияют на длительность задач.
2. Материальные ресурсы используются для моделирования материалов, необходимых для создания результата проекта. Также:
a. Через данный тип моделируются подрядчики, если вас в проекте не интересует, сколько людей конкретного подрядчика будет выполнять ту или иную работу.
b. Через материальный тип ресурса моделируются также статьи затрат, если нужно учитывать их списание в единицу времени, например, аренда крана стоит 500 грн. в час.
c. Через материальные ресурсы моделируются статьи в случае, если оплата идет в валюте, отличной от валюты проекта, например, закупка лифта в долларах.
d. Через материальный тип моделируются доходы или поступления в проект, так как у материального типа ресурса можно задавать значение его стоимости равным, например, минус один (-1).
e. Через данный тип ресурса, можно моделировать трудовые ресурсы, если вам не нужно, чтобы длительность задач менялась, и вы хотите вести ежедневный учет ресурсов (Возможно спорный пункт, но он не догма и не аксиома, ведь, например, Microsoft Project умеет считать количество трудовых ресурсов на задаче, но не позволяет вводить требуемое количество на каждый день, а материальный тип это позволяет).
f. Физические объемы (м3, м2, тонны) работ моделируются через данный тип.
3. Затратные ресурсы .
Методология планирования трудовых ресурсов
Люди, машины и оборудование необходимы для того, чтобы «делать» проект. Главными характеристиками трудовых ресурсов в Microsoft Project является их:
- Стоимость – сколько обойдется проекту использование того или иного трудового ресурса;
- Доступность – когда ресурс может выполнять ту или иную работу и сколько нужно единиц конкретного ресурса для выполнения работы.
Источниками информации о ресурсах компании могут быть и сотрудник ее отдела кадров, и ответственный за строительство, и эксперт из производственно-технического отдела соответствующей специализации. Последний же может служить источником информации по стоимости часа работы ресурса.
Перечень механизмов и их стоимости в час предоставляются отделом, отвечающим в компании за механизмы. Как правило, это бывает подразделение главного механика.
Информация о человеческих ресурсах также может храниться в:
1. Адресной книге Microsoft Outlook (закладка «Ресурс – Добавить ресурсы – Адресная книга…), Рисунок 1 ;
Рисунок 1. Создание ресурса в Microsoft Project из адресной книги Outlook
2. Active Directory (закладка «Ресурс – Добавить ресурсы – Active Directory»);
3. Пуле ресурсов (закладка «Ресурс – Пул ресурсов – Использовать ресурсы из…»).
Пул ресурсов – файл Microsoft Project, в котором содержатся только ресурсы.
4. В корпоративном пуле ресурсов на сервере Microsoft Project в представлении «Центр ресурсов». Для работы с корпоративным пулом ресурсов необходимо подключение к Project Server 2013 или Project Online.
Соответственно, если вы работает с Project Server 2013 или Project Online, то ресурсы, хранящиеся в базах данных продуктов, называются корпоративными, а те, которые существуют только в вашем файле проекта, называются локальными.
Рисунок 2. Добавление ресурсов из адресной книги или Active Directory
Для того, чтобы в Microsoft Project создать ресурс, необходимо перейти в представление «Лист ресурсов», в колонке «Название ресурсов» ввести его название, и выбрать в колонке «Тип» нужный тип (или Трудовой, или Материальный, или Затраты), Рисунок 3 .
Если вам необходимо добавить ресурсы из адресной книги или Active Directory, нужно нажать на кнопку «Добавить ресурсы» и выбрать нужный пункт.
Рисунок 3. Типы ресурсов
Каждый ресурс (с любым типом), кроме всего прочего, в проекте может быть:
1. Универсальным. Данные ресурсы, Рисунок 3, используются для определения требований к персоналу для проекта, например, к плотникам и разработчикам. Так очень часто, в долгосрочных проектах, заранее неизвестно, какая конкретно личность необходима для выполнения конкретной задачи. Поэтому сначала определяется потребность через универсальные ресурсы, т.е. для исполнения задачи «Написание кода», которая в плане через три месяца, необходима не конкретно всеми любимая Нюра Пахомова, а программист C# с опытом работы более 3 лет.
Например, нам в проекте будет нужен программист со знанием языка программирования C#. Но зачастую в начале проекта неизвестно, какая конкретная личность будет исполнять работу. Поэтому первоначально планируется проект, в котором назначается на задачу универсальный ресурс «Программист C#» и с помощью настраиваемых корпоративных полей (только в Microsoft Project Server или Project Online) определяется его знание языка программирования C#. В листе ресурсов (в Microsoft Project Server или Project Online, в «Центре ресурсов») должен быть в штате конкретный программист «Страуструп Бьерн», у которого с помощью настраиваемых корпоративных полей (только в Project Server или Project Online) также определено его знание языка программирования C#. Впоследствии, когда возникнет необходимость заменить универсальный ресурс корпоративным ресурсом, обладающим нужным набором умений и навыков, это можно будет сделать с помощью диалогового окна «Создание группы» или «Мастер замены ресурсов» (данные пиктограммы находятся на закладке «Ресурсы» и активны только при подключении Project Professional 2013 к Project Server 2013 или Project Online).
После детального планирования проекта универсальные ресурсы желательно заменять конкретными ресурсами.
Универсальными ресурсами лучше всего пользоваться при работе с корпоративными ресурсами Project Server, так как только в этом случае возможна замена универсальных ресурсов на конкретные ресурсы по выбранным характеристикам.
Планирование через универсальные ресурсы позволит, особенно, если в вашей компании есть достаточное количество персонала, которое может выполнять одинаковую работу (10 юристов или 5 маркетологов), уйти от личностного фактора, когда руководители проектов стремятся набрать «удобных» им сотрудников, что естественно может привести к перегрузке «удобных» и недогрузке «неудобных».
2. Бюджетным. Бюджетные ресурсы (трудовые, материальные и затратные) используются для моделирования общего выделенного на проект бюджета, т.е. позволяют руководителю проекта указать, сколько у него есть доступных средств, чтобы сравнить с той потребностью, которая нужна для реализации проекта.
Например, у вас есть бюджет на материалы в размере 350 тыс. грн. Исходя из потребности в материалах в проекте, Microsoft Project рассчитает, что для реализации проекта, нужно на материалы потратить 323,6 тыс. грн. Сравнивая бюджетный ресурс и итоговую сумму, можно будет увидеть разницу, Рисунок 4 .
На уровне проекта бюджетный ресурс может быть назначен только на суммарную задачу проекта.
Рисунок 4. Сравнение бюджета с реальной потребностью
Кроме того, у каждого типа ресурсов, может быть два варианта резервирования (выделенный или предложенный):
- Выделенный (вариант резервирования по умолчанию) – вариант резервирования ресурсов. Выделенный тип резервирования обозначает, что в случае назначения ресурса на задачу, его загрузка, время и часы, необходимые для выполнения работы, будут учитываться при анализе общей доступности и загрузке ресурса. Данный тип резервирования используется в случае, если вы точно уверены, что именно конкретный ресурс будет выполнять данную работу.
Если вы работаете с Project Server 2013 или Project Online, то при назначении выделенного ресурса на задачу и публикации проекта (п. 10.3), данный выделенный ресурс сможет отчитываться по задаче через веб-интерфейс.
- Предложенный – вариант резервирования ресурса, используется на этапе планирования проекта, когда вы еще не уверены в том, будет ли данный ресурс выполнять работы в вашем проекте или нет. Назначение ресурса с вариантом резервирования «предложенный» не уменьшает его доступности для работы по другим проектам. Выбор данного типа резервирования не влияет на доступность и загрузку ресурса. По предложенным ресурсам не делается выравнивание ресурсов.
При работе с Project Server 2013 или Project Online, при назначении предложенного ресурса на задачу и публикации проекта, данный ресурс не сможет отчитываться по задаче через веб-интерфейс.
Так, Рисунок 5 , на графике загрузке выделенного ресурса, Вауса Клурмана, его перегрузка выделенная красным цветом, а перегрузка предложенного ресурса, Гоба Белдофа, перегрузка показывается стандартным цветом, настроенным для неперегруженных ресурсов.
Рисунок 5. Выделенные и предложенные ресурсы
Редактирование свойств ресурсов
Чтобы изменить свойства того или иного ресурса (название, стоимость, доступность), можно, или:
- Щелкнуть на нем левой кнопкой мыши, или;
- Щелкнуть на нем правой кнопкой мышки и в меню выбрать «Сведения», или;
- На закладке «Ресурс» нажать на кнопку «Сведения».
На закладке «Общие» вы можете задать:
- Название ресурса;
- Его электронную почту и имя учетной записи (только для трудовых ресурсов);
- Тип резервирования (выделенный или предложенный);
- Краткое название;
- Группу, т.е. к какой группе ресурсов, будет относиться тот или иной ресурс (ИТР, Рабочие и пр.). Данные группы создаются пользователем;
- Код, для стыковки с разными системами;
- Тип (трудовой, материальный или затраты);
- Единицу измерения материалов для материальных ресурсов;
- Вид ресурса (универсальный или нет, бюджетный или нет), Рисунок 6 ;
- Календарь ресурса (рабочие часы, исключения, отпуск), Рисунок 7 ;
- Доступность ресурса, Рисунок 8 . Например, если есть два крана, то в случае планово-предупредительного ремонта (ППР) одного из них, в области «Доступность ресурса» нужно указать диапазон, когда будет доступен только один кран.
Рисунок 6. Сведения о ресурсе. Закладка «Общие»
Рисунок 7. Настройка отпуска в календаре ресурса
Рисунок 8. Моделирование доступности
В окне «Сведения» на закладке «Затраты» содержится информация, связанная со стоимостью ресурса, Рисунок 9 .
Рисунок 9. Сведения о ресурсе. Закладка «Затраты»
Если вам необходимо в проекте предусмотреть изменение стандартной ставки во времени, необходимо выбрать дату действия текущей ставки и указать новую ставку, которая будет действительна с новой даты действия.
Например, если у Вас стандартная ставка «Архитектора» с первого мая вырастет на 10%, нужно ввести дату действия новой ставки «01.05.11» и процент изменения ставки «10%». Если вы не введете дату действия, а только процент изменения, то дата действия новой ставки будет равна текущей датой. Введя «-10%» вы уменьшите стандартную ставку на 10%
В поле «Ставка сверхурочных» вы указываете ту сумму денег, которую собираетесь платить ресурсам за переработки. Важно понимать, что если у вас восьмичасовый рабочий день, а ресурс отработает в день 10 часов, то сверхурочные два часа система автоматически не впишет как переработку. Вам нужно будет, при внесении фактической информации по задаче, самостоятельно в поле «Фактические сверхурочные трудозатраты» указать, сколько сверхурочно отработал тот или иной ресурс.
В поле «Затраты на использование» указывается та сумма, которую нужно заплатить за привлечение ресурса, например, кроме того, что нужно оплачивать стоимость часа работы того крана, нужно оплатить стоимость его подачи.
Как правило, стандартная ставка указывается как стоимость часа работы. Можно также указывать в поле «Стандартная ставка» стоимость недели или месяца работы. Но месяц, с точки зрения Microsoft Project, это, как правило, 20 рабочих дней, и если в месяце у вас будет 22 рабочих дня, то для ресурса, стандартная ставка которого указана как «20 000 грн/мес.», его стоимость будет автоматически пересчитана под количество рабочих дней в месяце, Рисунок 10 .
Рисунок 10. Перерасчет стоимости ресурса при указании стандартной ставки в месяц
Также для каждого ресурса можно задать пять различных норм затрат. Таблица норм затрат – набор сведений о нормах и ставках для ресурса, включая стандартную ставку, ставку сверхурочных работ, любые затраты на использование, а также дату, когда ставка оплаты вступает в действие. Например «Каменщик» за кладку на высоте до трех метров над землей может получать ставку 45 грн/ч, а за работу на высоте свыше трех метров может получать ставку 50 грн/ч.
Кроме того, в Microsoft Project предусматривает три способа начисления плановых затрат на ресурс и отнесения фактических затрат на проект:
- В начале (затраты начисляются в начале задачи);
- В конце (затраты начисляются в конце задачи);
- Пропорционально (затраты распределяются пропорционально в процессе выполнения задачи), Рисунок 11 .
Рисунок 11. Варианты списания/начисления затрат
На закладке «Заметки», Рисунок 12 , можно:
- Вписать необходимую информацию о ресурсе;
- Присоединить объект / документ.
Любые причины изменения, например, в размере заработной платы, должны фиксироваться на закладке «Заметки». Хотя если честно, можно тронуться в поисках той или иной информации в заметках у сотни ресурсов
Вместо присоединения документов (OLEG) лучше всего указывать ссылку на тот или иной документ.
Рисунок 12. Сведения о ресурсе. Закладка «Заметки»
На закладке «Настраиваемые поля» отображается список настраиваемых полей, ассоциированных с ресурсом, а в случае подключения к Microsoft Project Server - и корпоративных полей.
Рисунок 13. Сведения о ресурсе. Закладка «Настраиваемые поля»
Кроме всех вышеперечисленных полей в листе ресурсов, наиболее важным полем для трудовых ресурсов является поле «Макс. Единиц», в котором указывается:
- Или списочное количество рабочих, т.е. сколько есть в штате (например, 10 каменщиков);
- Или, если человек один, он может указать, на сколько он готов заниматься проектами. Так если напротив человека будет указано 0,5 или 50% в зависимости от настроек, то это значит, что он сможет уделять вниманию задачам проекта половину своего времени, например, 4 часа в день из восьмичасового календаря, Рисунок 14 .
Рисунок 14. Максимальная доступность ресурса
Методология планирования материальных ресурсов
Формирование перечня материальных ресурсов (материалов) даст возможность, назначив материалы на задачи, определить потребность в материалах, распределенную во времени, а также узнать стоимость каждого материала и стоимость всех материалов.
Перечень материальных ресурсов формируется в представлении «Лист ресурсов». Для материальных ресурсов выбирается тип «Материальный».
Источником информации для наполнения перечня материалов может служить сметный, производственно-технический отдел (подразделение, определяющее потребность в материалах для того или иного проекта) или отдел снабжения (подразделение, ответственное за поставки материалов и оборудования в компании). Отдел снабжения обязан также предоставлять ответственному за ведение плана-графика проекта в Microsoft Project информацию для обновления информации о материалах, если изменяются цены или появляются новые материалы.
Для того чтобы быстро материальным ресурсам присвоить тип «Материальный», нужно первому в списке материалу присвоить тип «Материальный», выделить трудовые типы материалов, щёлкнуть правой кнопки мыши на типе первого материала и в меню выбрать «Заполнить вниз», Рисунок 15 .
Рисунок 15. Задание типа через функцию «Заполнить вниз»
Отличиями свойств материального ресурса от свойств трудового ресурса являются:
- Возможность указания единицы измерения материалов (тыс. шт., мп, тонн и пр.);
- В колонке «Стандартная ставка» указывается стоимость единицы материала, Рисунок 16 .
Рисунок 16. Редактирование свойств ресурса типа «Материалы»
Стандартная ставка как для материального, так и трудового ресурса может быть указана с отрицательным значением. Эта возможность используется для моделирования поступления денег в проект, взаиморасчетов, штрафов и пр.
Методология планирования затратных ресурсов
В Microsoft Project под затратным ресурсом понимаются независимые затраты (не зависят от длительности задачи / проекта) которые нужно связать с задачей проекта или проектом (например, стоимость авиабилета).
Но для моделирования затрат, которые зависят от длительности задач или проекта, такой вид ресурса не подходит.
Также затратный ресурс не позволяет моделировать изменение затрат во времени, мультивалютность проекта, поступление денег в проект (прибыль). Для моделирования всего этого я использую материальные ресурсы.
Рисунок 17. Редактирование свойств ресурса типа «Затраты»
Отличиями свойств затратного ресурса от других является то, что нет возможности ни указать его единицу измерения, ни стоимость единицы ресурса, Рисунок 17 .
